Pasos para constituir una empresa (4ª parte: Obligaciones fiscales)

RB - constituir una empresa 04

En los post anteriores hemos explicado las formas en las que se suele empezar un negocio o empresa, también hemos comentado las diferencias entre autónomo y sociedad limitada, así como la fiscalidad de ambas.

Ahora vamos a exponer cuáles son las Obligaciones Fiscales de una empresa, concretamente las de una Sociedad Limitada.

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Las empresas se constituyen mediante una firma de escritura ante un notario y se registra, entre otras cosas que veremos más adelante, en la Agencia Tributaria (Hacienda) para obtener un CIF o número fiscal que identifica a la empresa, pues bien, desde ese momento tenemos unas obligaciones que cumplir, son las obligaciones fiscales.

Debes saber que la falta de cumplimiento de estas obligaciones acarrea sanciones económicas por parte de Hacienda, que acabará embargándote la cuenta bancaria si no las pagas.

En ocasiones hemos oído cosas como que estas obligaciones no hay que cumplirlas si la empresa no está registrada en el impuesto sobre actividades económicas, es decir, no está “de alta” en Hacienda, pues bien, esto no es cierto, que quede muy claro que los tres siguientes puntos son de obligado cumplimiento para “todas” las sociedades, sin excepción, y aunque sólo tengan un CIF y no se hayan registrado en Hacienda o estén en “stand by” como dicen otros. Suponiendo que la empresa cierra su ejercicio el 31 de diciembre las obligaciones serían:

  1. Presentar los libros de contabilidad hasta el mes de abril del año siguiente al cierre del ejercicio. Estos libros son telemáticos y se presentan en el Registro Mercantil, pagando los correspondientes honorarios.
  2. Realizar y autoliquidar el Impuesto sobre Sociedades, ¡aunque sea a cero euros o negativo!, cumplimentando el modelo correspondiente entre el día 1 y el día 25 del mes de julio del año siguiente al ejercicio cerrado.
  3. Presentar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil hasta el 31 de julio del año siguiente al ejercicio cerrado, para lo cual también se deben abonar unos honorarios del Registrador Mercantil.

Los tres puntos anteriores son de obligado cumplimiento aunque la empresa no tenga ningún tipo de actividad económica. Si además la empresa está registrada en el Impuesto sobre Actividades Económicas (en adelante, IAE) para realizar cualquier actividad empresarial, entonces deberá cumplir además las siguientes obligaciones fiscales, también bajo el apercibimiento de recibir sanciones de Hacienda por su falta de presentación o por la presentación fuera de plazo.

Sin entrar en obligaciones especiales vamos a comentar las más comunes, las típicas para la empresa de cualquier emprendedor:

De nuevo supongamos que la empresa tiene su ejercicio fiscal de 1 de enero a 31 de diciembre del año X1:

  1. En el mes de febrero del año X2 la empresa deberá presentar una declaración de “operaciones con terceras personas” (actual modelo 347), en la cual se tienen que declarar todas aquellas operaciones que se hayan realizado en el ejercicio X1, tanto con clientes como con proveedores, y que hayan superado los 3.000 euros en total, es decir, aunque hayan sido varias operaciones, lo importante es que entre todas hayan superado los 3.000 euros.
  2. En los meses de enero, abril, julio y octubre del año X2, la empresa deberá realizar las siguientes declaraciones:
    1. IVA: declarar el IVA del trimestre inmediato anterior. Es decir, en abril se declara el IVA del primer trimestre (compuesto por enero, febrero y marzo); en julio se declara el IVA del segundo trimestre (compuesto por abril, mayo y junio); y así sucesivamente. El cuarto trimestre se declara en el mes de enero del ejercicio siguiente. Normalmente usaremos el modelo 303.
    2. Retenciones de alquileres. Además de la declaración de IVA, en las mismas fechas se tiene que declarar e ingresar las retenciones de alquileres de locales u oficinas. Normalmente usaremos el modelo 115.
    3. Retenciones de profesionales y empleados. Igual que las dos declaraciones anteriores y en las mismas fechas se tienen que declarar e ingresar las retenciones hechas sobre facturas recibidas de autónomos y también las retenciones practicadas sobre las nóminas de los empleados. Normalmente usaremos el modelo 111 para ambas retenciones.
  3. Resúmenes anuales. En el mes de enero del año X2 se realizan muchas declaraciones, además de las trimestrales indicadas antes se deben realizar los resúmenes anuales de dichas trimestrales. Es decir, en este mes se realiza la declaración del cuarto trimestre y un resumen anual de los cuatro trimestres, en el cual deben coincidir las declaraciones trimestrales con el total del resumen anual para evitar recibir cartas de Hacienda pidiendo explicaciones sobre las diferencias.
  4. Pagos Fraccionados. En los meses de abril, octubre y diciembre se realizan los llamados pagos fraccionados del impuesto sobre Sociedades. El sistema tributario español para este impuesto sigue el “principio de empresa en funcionamiento” y supone que una empresa va creciendo año tras año, por ello, con la finalidad de distribuir el pago del impuesto sobre sociedades (impuesto al beneficio de la empresa), lo que hace es adelantar pagos en los meses indicados para que en el mes de julio del año X2 no tenga que hacerse un desembolso excesivo, tal que en algunos casos “rompe” la liquidez de la empresa.

El sistema de pagos fraccionados merecerá un post especial más adelante, para aprender algunas cosas sobre asesoría fiscal, pues el control del sistema de pagos fraccionados puede ahorrar dinero, al menos, liquidez en la empresa, fundamental especialmente para los dos o tres primeros años, en los que cualquier emprendedor necesitará más apoyo y mayor disponibilidad del dinero ingresado.

Las obligaciones fiscales del autónomo son las mismas con las siguientes diferencias:

  1. En lugar de hacer impuesto sobre sociedades el autónomo hará la declaración de la renta o impuesto sobre la renta de las personas físicas, que se hace normalmente entre mayo y junio en lugar de en el mes de julio que es cuando se hace la declaración del impuesto sobre sociedades.
  2. El autónomo no tiene que presentar libros de contabilidad ni tampoco cuentas anuales, siempre que realice una actividad profesional, pero si realiza una actividad empresarial entonces sí tiene que hacer esos libros y cuentas.

La diferencia entre actividad empresarial y profesional también merecerá un post exclusivo más adelante, pues genera distintas obligaciones importantes en la práctica.

Recuerda que si quieres saber más siempre puedes acudir a Ruiz Ballesteros.

Jesús R. Ballesteros

Jesús es Economista y Abogado, estudió la licenciatura de Economía en la Universidad de Navarra, es Máster en Tributación por Garrigues, donde comenzó a trabajar en la oficina de Granada, pasó por otros dos despachos multinacionales de reconocido prestigio mientras estudiaba Derecho en Madrid, hasta que finalmente constituyó Ruiz Ballesteros Abogados y Asesores Fiscales a principios de 2006. Jesús es colaborador habitual de medios de comunicación cuando tratan temas empresariales, fiscales y jurídicos, como Radio Intereconomía en el programa “Foro Fiscal”, Cadena Ser y Ondacero. Doctorando en la Universidad de Granada con una Tesina titulada “Intercambio internacional de información tributaria y Paraísos Fiscales”, que defendió ante el tribunal correspondiente obteniendo el DEA en Derecho Financiero y Tributario con Sobresaliente. El título de su Tesina deja claro que ha profundizado como pocos en este ámbito del derecho, lo que le facilita el trabajo actual en fiscalidad internacional. Autor del libro “Cómo rentabilizar tu declaración de la renta” e ideólogo y desarrollador de la primera aplicación jurídica en España dedicada a la descarga de modelos de documentos legales, Paxtum. Profesor-Colaborador del Instituto Superior de Derecho y Economía (ISDE), para las materias de Derecho Mercantil y Derecho Financiero-Tributario, siendo así co-autor de los libros teóricos de ambas áreas y del libro de “casos prácticos” de Derecho Financiero-Tributario. Experto en el sistema tributario español, fiscalidad internacional y derecho societario-mercantil, habla inglés y es el Director de nuestra empresa, Ruiz Ballesteros Abogados y Asesores Fiscales.