LIBROS TELEMÁTICOS: SE ACABÓ IR CARGADO DE LIBROS AL REGISTRO MERCANTIL

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¡Ya es una realidad! El 27 de septiembre de 2013 se presentó la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internalización, cuyo artículo 18 indicaba que los libros de las sociedades debían legalizarse de manera telemática, no siendo válidos los soportes en disquete ni en papel. Hablamos de los Libros de Contabilidad, Actas y Socios.

A pesar de lo anterior, han sido bastantes, quizás demasiados, los Registros Mercantiles que durante mucho tiempo, haciendo oídos sordos a ésta Ley, han permitido la legalización de libros físicos, e incluso no permitiendo la presentación de los libros digitales.

Es decir, el sistema de legalización de libros ha dejado de funcionar tal y como lo conocíamos, a partir de ahora sólo se podrán presentar legalizaciones por medios telemáticos, al menos en la provincia de Málaga, ya que así lo ha comunicado el propio Registro Mercantil de la capital.

Recordemos que, según la literalidad del mencionado artículo 18 de la Ley de emprendedores, no debiera ser obligatoria la presentación vía telemática de los libros de socios y actas.

Incluso, en su momento, los miembros de la Asociación Española de Asesores Fiscales (AEDAF), a través de nuestra central, hicimos una consulta a la Dirección General de los Registros y Notariado (DGRN) y al colegio de Registradores de España con intención sobre todo de unificar el criterio. Ante la ausencia de respuesta, cada Registrador optó por el sistema que más le convenía en cada caso, y en el caso de Málaga, como mencionábamos anteriormente, ha decidido optar por la presentación de todos los libros en formato telemático.

Esta novedad implica que se debe proceder al cierre de los libros físicos y comenzar a presentarlos de forma telemática. Con los libros contables (libro diario, cuenta de pérdidas y ganancias, balance de sumas y saldos o cuentas anuales…), no hay ningún problema, pues desde hace ya algunos años se vienen presentando de forma telemática (voluntariamente), sirviéndonos de los programas que pone a disposición del usuario la web del registro mercantil www.registradores.org

Cuestión distinta es el caso de los libros de actas y socios, en el que nos encontramos ante muchas novedades, incertidumbre, pero sobre todo ante muchas preguntas… ¿Cómo se procede al cierre de los libros físicos? ¿Hay que hacer una certificación e inscribirla antes de abrir el libro nuevo en formato digital? ¿Qué formatos son admitidos por el Registro para la legalización? ¿Cómo envío los libros?… y así hasta un sinfín de cuestiones.

Vamos a tratar de resolver esas preguntas a continuación, indicando los pasos a dar para la legalización de éstos libros:

  1. En primer lugar hay que proceder al cierre de los libros físicos mediante la correspondiente diligencia que dejaremos unida a los mismos. De modo que habrá que hacer un documento que informe de que en la fecha acordada se procede al cierre del libro físico, éste documento no precisa de firma legitimada, pues no será presentado en el registro.
  2. En segundo lugar hay que completar una certificación en la que el Administrador o administradores informen de que se ha procedido al cierre de los libros físicos. Esta certificación habrá que enviarla junto con la copia de todas las actas del ejercicio anterior, en el caso del libro de actas, y con la información del libro de socios, en el caso del libro de socios.

Es importante tener en cuenta que para abrir el nuevo libro de socios, será suficiente con crear una tabla de Excel incluyendo el número de socio, nombre, DNI o NIE, edad, domicilio, población, fecha de ingreso, fecha de salida y porcentaje de participación.

Una vez elaborados los libros de socios y actas, se pueden generar los datos de ambos, no siendo necesario hacerlo por separado, pues éstos se pueden generar de forma conjunta a través del programa LEGALIA programa que podrán descargar desde la página web www.registradores.org (https://www.registradores.org/registroVirtual/descargas.do -> Legalización de libros -> Programas ->   Legalización digital de libros (Legalia 2014)).

Una vez generado el fichero correspondiente, hay que enviarlo a través de la página web del registro usando un certificado electrónico válido, como el que usamos en Ruiz Ballesteros Abogados y Asesores Fiscales para nuestros clientes.

Por último, permitidnos dar algunas recomendaciones, y/o practicas útiles, que podrían facilitaros el trabajo:

  • En el caso de “empresas de nueva creación” todo lo anterior no tiene relevancia, pues desde el primer momento deben presentar libros de forma telemática y no deberán pasar por este proceso de cierres y nuevas altas.
  • Igualmente ocurrirá con aquellas sociedades que, no siendo nuevas, nunca hubieran legalizado sus libros de actas y socios.
  • Por otro lado, y en este caso, refiriéndonos de manera exclusiva a los libros de socios, sería recomendable realizar la legalización sólo en aquellos ejercicios en los que haya habido alguna modificación.
  • En cuanto al depósito de libros de actas, cabe escanear todas las actas que hubiera en el libro físico y añadir la diligencia de cierre de libro físico en un mismo documento, poniendo en primer lugar la diligencia y seguidamente las actas.

Sin duda, estos pasos, serán el pan nuestro de cada día hasta que consigamos actualizar la situación mercantil de nuestros clientes. Os animamos a comenzar el procedimiento y por supuesto si os surge alguna duda… desde Ruiz Ballesteros os podemos asesorar.

Laura Mesa

Laura es Economista, Licenciada en Administración y Dirección de Empresas por la Universidad Europea de Madrid, ha vivido y trabajado como “accountant” en Londres durante 2 años, por lo que habla inglés perfectamente. Comenzó a trabajar en Ruiz Ballesteros en 2009 y posee el título de Máster en Asesoría Fiscal por la escuela de negocios de ESESA. Laura es experta en Derecho Fiscal y Contabilidad, dirige el control financiero y contable de todo tipo de empresas, incluyendo Multinacionales del sector de Telecomunicaciones. Inspecciones de Hacienda, informes tributarios o recursos ante la Hacienda española son parte de su día a día en Ruiz Ballesteros.

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