Llegan las sanciones por no presentar las cuentas anuales

A menudo los clientes nos dicen que su empresa no tiene nada que hacer porque está inactiva (en “stand by” para los más modernos). Nosotros les comentamos las obligaciones mínimas que toda empresa está obligada a realizar aunque esté inactiva (se entiende por inactiva aquella empresa que no tiene registrada ningún alta en actividad económica con Hacienda). Las obligaciones mínimas en estos casos son claras:

• Libros de contabilidad.
• Cuentas Anuales.
• Impuesto sobre Sociedades.

-¿Pero si mi empresa no hace nada? -nos dicen.

-Pues liquide y disuelva. -recomendamos nosotros.

Las dos primeras obligaciones se presentan en el Registro Mercantil, la última en Hacienda. Es sabido que Hacienda siempre ha sancionado por no presentar el impuesto sobre sociedades (sí, aunque sea a cero euros), para ello la Agencia Tributaria suele enviar una carta con un expediente sancionador por 150 euros, que pueden reducirse si aceptas la sanción.

Lo que no es tan conocido es que la falta de presentación de las Cuentas Anuales también puede ser objeto de sanción económica, en este caso es el ICAC – Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas – quien tiene la facultad de imponer sanciones económicas a las empresas que no depositan en el plazo legal sus cuenta anuales en el registro mercantil correspondiente a la provincia de su domicilio.

Pues bien, ¡se ha abierto la veda! Y ya tenemos conocimiento de las primeras sanciones por falta de presentación, ya sabemos que en tiempos de crisis y baja recaudación hay que buscar alternativas.

El artículo 279.1 de la Ley de Sociedades de Capital nos dice que los administradores presentarán certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de cuentas dentro del mes siguiente a la aprobación de las mismas. El artículo 282.1 indica que el incumplimiento del artículo 279.1 dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad, aunque con algunas excepciones.

Pero es el artículo 283 del mismo cuerpo legal (Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital), el que indica que el incumplimiento de la obligación de depositar las cuentas anuales, dará lugar a una multa por importe que podrá ir de 1.200 a 60.000 euros, sí señor, han leído bien, mínimo 1.200 euros y máximo 60.000 euros por no registrar las cuentas anuales en el plazo indicado por la Ley. Pero es que además, para las sociedades con una facturación superior a los 6 millones de euros, las sanciones pueden llegar a los 300.000 euros.

Después continúa la Ley graduando estas sanciones, y de hecho en los pocos ejemplos que ya se han producido se están aplicando las multas en función del importe total de las partidas del activo y de su cifra de ventas, referidas a los datos del último ejercicio declarado ante Hacienda, y si no se dispone de esos datos se utilizará el capital social, que ya sabemos que tiene un mínimo de 3.000 euros para sociedades limitadas y 60.000 euros para sociedades anónimas.

Hasta ahora hemos visto aplicar el 0,5% del importe total de las partidas del activo, aumentarlo en el 0,5% de la cifra de negocios y subsidiariamente la sanción se está cuantificando en el 2% del capital social con el mínimo de los 1.200 euros indicados.

En los casos en que se aporta declaración tributaria y la sanción resultante de aplicar los porcentajes indicados del 0,5% fuera mayor que el 2% del capital social, entonces se está aplicando este 2% pero reducido en un 10% por haber aportado la documentación tributaria.

Por supuesto, todo este procedimiento se realiza dentro de la legalidad aplicable, para lo que se abre un expediente sancionador, se da trámite de alegaciones durante 15 días y un plazo total de 6 meses para resolver el mismo.

Indicar que este tipo de infracciones prescriben a los 3 años, pues así lo indica expresamente el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital en su apartado 4.

Por último, recomendamos que aquellas empresas que “NO” aprueben sus cuentas anuales, también lo inscriban en el Registro Mercantil correspondiente mediante certificación firmada por el órgano de administración con firma legitimada o copia autorizada del acta notarial de la Junta General, pues el apartado 5 del artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil nos habilita para que, presentado dicho documento, no se nos cierre el Registro para la inscripción de otros documentos por no aprobar las cuentas anuales en Junta General, renovando dicha falta de aprobación cada seis meses si fuese necesario.

Evidentemente desde Ruiz Ballesteros recomendamos a todo el mundo que tenga empresa cumplir con sus obligaciones fiscales y mercantiles, incluso cuando la sociedad no tiene actividad, pues más vale prevenir que curar, así evitaremos sanciones. Y para aquellos que vayan a tener su empresa inactiva, lo ideal es liquidarla y disolverla, de tal forma que no se obligue anualmente a cumplir con estas obligaciones que bien le pueden valer una sanción.