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En la primera publicación dedicada a las novedades introducidas por el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, aprobado por el Gobierno, hemos analizado los distintos sujetos obligados por las nuevas medidas, las operaciones que pueden quedar excluidas de dicha obligación y los supuestos en los que determinados terceros deberán intervenir en el proceso de facturación electrónica.
En esta segunda parte, abordaremos otros aspectos de carácter más técnico, así como las diferentes modalidades previstas en la nueva regulación.
Cómo funcionará el nuevo sistema
El sistema español de factura electrónica se apoyará en dos vías: plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas, y una solución pública de facturación electrónica.
Las empresas y profesionales podrán emitir y recibir facturas a través de plataformas privadas, de la solución pública o mediante una combinación de ambas opciones.
Cuando se utilicen plataformas privadas, estas, deberán remitir una copia electrónica fiel a la solución pública en los términos previstos reglamentariamente.
Formatos admitidos
La factura electrónica obligatoria deberá emitirse en formato estructurado y ajustado al modelo semántico europeo. Entre las sintaxis admitidas figuran, entre otras, CII, UBL, EDIFACT y Facturae. En el ámbito de plataformas privadas, también se admite Peppol BIS cuando utilice UBL y se ajuste a la norma europea correspondiente.
Esta parte técnica es importante porque confirma que no bastará, por regla general, con enviar un simple PDF por correo electrónico como si fuera una factura electrónica estructurada.
En el fondo, la factura electrónica no deja de ser la obligación del cumplimiento de uso de un lenguaje informático específico a la hora de confeccionar la factura, para que dicho lenguaje sea el que usen todos los programas y facilite la lectura de las facturas a todos los programas que trabajen en la emisión y recepción de las facturas que emitan las empresas.
Nuevas obligaciones sobre el estado de la factura y su pago
Uno de los aspectos más relevantes del real decreto es que no se limita a obligar a emitir y recibir facturas electrónicas. También pretende mejorar la trazabilidad de la operación comercial y del cumplimiento de los plazos de pago.
Por eso, los destinatarios de las facturas deberán informar al emisor sobre determinados estados de la factura, entre ellos:
- la aceptación o rechazo comercial,
- y el pago efectivo completo, con su fecha.
Además, podrán comunicarse otros estados, como el rechazo parcial, el pago parcial o la cesión de la factura a un tercero.
Como regla general, esta información deberá remitirse en el plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde que se produzca el estado correspondiente.
Junto a ello, el destinatario también deberá comunicar a la solución pública de facturación electrónica el pago efectivo completo de la factura o su rechazo, también dentro del marco reglamentario previsto.
Medidas transitorias que conviene tener presentes
La norma incorpora además algunas previsiones transitorias relevantes.
Por ejemplo, durante los doce meses siguientes a la fecha en que el sistema produzca efectos para las empresas con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros, estas deberán acompañar sus facturas electrónicas con un documento en PDF legible, salvo que el destinatario acepte expresamente recibirlas en su formato original.
Asimismo, para determinados empresarios o profesionales personas físicas y entidades en régimen de atribución de rentas con volumen de operaciones igual o inferior a 8 millones de euros, la obligación relativa a la información sobre los estados de la factura tendrá un régimen transitorio más flexible, manteniéndose voluntaria durante un periodo adicional.
Qué deberían hacer ya las empresas y los profesionales
Aunque la exigibilidad práctica no sea inmediata, la aprobación del reglamento sí justifica empezar a trabajar desde ahora en la adaptación interna.
En particular, conviene revisar:
- el software de facturación que utiliza la empresa o el despacho;
- la capacidad de emitir facturas en formato estructurado y no solo en PDF;
- la recepción e integración automática de facturas de proveedores;
- los circuitos internos de validación, aceptación y pago;
- y los protocolos para informar estados de factura y pagos dentro de plazo.
También es recomendable identificar si la empresa opera con múltiples plataformas o con clientes y proveedores que utilizan soluciones distintas, porque la interoperabilidad va a ser una cuestión práctica de primer nivel.
Una idea final: no es una mera formalidad
Este cambio normativo no debe entenderse como una simple modernización documental. La finalidad del nuevo sistema es mucho más amplia: avanzar en la digitalización empresarial, reducir costes administrativos y, sobre todo, mejorar la trazabilidad de las operaciones y el control de la morosidad comercial.
Precisamente por eso, la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales no solo afectará al modo de emitir la factura, sino también a la forma de recibirla, validarla, aceptarla, rechazarla y acreditar su pago.
Conclusión
El Real Decreto 238/2026 ya ha desarrollado el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales en España. Sin embargo, su implantación efectiva será gradual y dependerá de la futura Orden Ministerial que complete el desarrollo técnico de la solución pública.
En consecuencia, empresas, autónomos y profesionales no deberían interpretar esta publicación como una obligación inmediata para todos, pero sí como una señal clara de que el cambio ya tiene forma definitiva y de que conviene anticipar la adaptación tecnológica y organizativa.
En Ruiz Ballesteros podemos ayudarle a analizar cómo afecta esta regulación a su actividad, revisar sus procesos de facturación y valorar las medidas de adaptación más adecuadas desde el punto de vista jurídico y operativo.
