El registro de viajeros: obligaciones y datos a recopilar

El 2 de diciembre de 2024 entrará en vigor el Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, que establece las obligaciones de registro documental e información para las personas físicas o jurídicas que desempeñan actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor. Originalmente, se preveía que esta normativa entrara en vigor el 2 de enero de 2023; sin embargo, se ha decidido ampliar el plazo en distintas ocasiones.

El Real Decreto establece la obligación de implementar un registro documental e informativo que se detallará a continuación, aplicable a las personas físicas o jurídicas que realicen, de manera profesional o no, actividades de hospedaje o alquiler de vehículos a motor sin conductor en el territorio nacional.

Toda persona mayor de 14 años deberá firmar el parte de entrada mientras que los datos de los menores serán proporcionados por la persona mayor de edad que los acompaña.

Los partes han de ser proporcionados por el explotador del servicio, es decir, siendo además responsable de la exactitud de los datos que se hagan constar en ellos. El Ministerio del Interior ha habilitado en su Sede electrónica la plataforma SES.HOSPEDAJES con el fin de facilitar el cumplimiento de las obligaciones del registro de viajeros. Para acceder a esta plataforma, es necesario proceder primero con el alta.

Antes del inicio de la actividad, los sujetos obligados deben comunicar a las autoridades competentes los datos y si se modifican posteriormente se deberán comunicarlos nuevamente. La comunicación debe ser inmediata y, en todo caso, no más tarde de 24 horas a partir del momento en el que se realiza la reserva o la formalización del contrato, su anulación o al inicio de los servicios contratados. Dichas comunicaciones se realizan por procedimientos telemáticos.

Los datos que se recogen para quien ejerce el hospedaje profesionalmente son:

PRIMERO. DATOS DE LA EMPRESA ARRENDADORA:

1. Nombre o razón social del titular.
2. CIF o NIF.
3. Municipio.
4. Provincia.
5. Teléfono fijo y/o móvil.
6. Dirección de correo electrónico.
7. Web de la empresa.
8. Enlace para identificar el anuncio.

SEGUNDO. DATOS DEL ESTABLECIMIENTO:

1. Tipo de establecimiento.
2. Denominación.
3. Dirección completa.
4. Código postal.
5. Localidad y provincia.

TERCERO. DATOS DE LOS VIAJEROS:

1. Nombre.
2. Primer apellido.
3. Segundo apellido.
4. Sexo.
5. Numero de documento de identidad.
6. Número de soporte del documento.
7. Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE).
8. Nacionalidad
9. Fecha de nacimiento.
10. Lugar de residencia habitual: dirección completa, localidad y país.
11. Teléfono fijo.
12. Teléfono móvil.
13. Correo electrónico.
14. Número de viajeros.
15. Relación de parentesco entre los viajeros (en el caso de que alguno sea menor de edad).

CUARTO. DATOS DE LA TRANSACCIÓN:

1. Datos del contrato: número de referencia, fecha y firmas.
2. Datos de la ejecución del contrato: fecha y hora de entrada así como fecha y hora de salida.
3. Datos del inmueble: dirección completa, número de habitaciones, conexión a internet (si/no).
4. Datos del pago: tipo (efectivo, tarjeta de crédito, plataforma de pago, transferencia…); identificación del medio de pago: tipo de tarjeta y número, IBAN cuenta bancaria, solución de pago por móvil, otros; titular del medio de pago; fecha de caducidad de la tarjeta; fecha del pago.

Los datos necesarios en el supuesto de ejercicio no profesional y en el supuesto de la actividad de alquiler de vehículos son más o menos los mismos que para los profesionales, aunque varían un poco y pueden consultarse en los ANEXOS del Real Decreto.

Los datos del registro informático deberán conservarse durante un plazo de tres años a contar desde la finalización del servicio o prestación contratada, siendo exceptuada esta obligación sólo para quien desarrolle actividades de hospedaje de manera no profesional que sólo deberán comunicar los datos y luego borrarlos.

Los datos que se generan se conservan en función de la actividad, en dos ficheros en la Secretaría de Estado de Seguridad y el tratamiento solo será realizado por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad. El tratamiento se hará conforme a la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales.

Se considerarán infracciones graves la carencia de dicho registro y la omisión de las comunicaciones obligatorias, e infracciones leves las irregularidades y deficiencias en el registro y la realización de comunicaciones fuera de plazo.

Con la entrada en vigor del Real Decreto, el registro de viajeros se convierte en una parte esencial del negocio de hospedaje y alquiler de vehículos. Quienes operen en este sector deberán poner en marcha un sistema que no solo les ayudará a cumplir con la ley, sino que también será una herramienta clave en la lucha contra el crimen organizado y el terrorismo.