Presencia de notario en la junta de socios

La presencia de notario y la fe pública que este mismo imparte en muchas de las actividades mercantiles que se realizan diariamente hace que, sea aún más reclamado cuando surgen o se prevén conflictos, con el fin de garantizar la imparcialidad de los actos, transmitiendo además una tranquilidad a los asistentes.

Incluso en la Ley de sociedades de Capital, se recoge la posibilidad de que uno de estos fedatarios públicos presencie las Juntas de socios proporcionando seguridad jurídica al acto.

La ley de Sociedades de Capital recoge expresamente es su artículo 203, la posibilidad de la presencia de un notario en las Juntas Generales, indicándolo concretamente así:

“1. Los administradores podrán requerir la presencia de notario para que levante acta de la junta general y estarán obligados a hacerlo siempre que, con cinco días de antelación al previsto para la celebración de la junta, lo soliciten socios que representen, al menos, el uno por ciento del capital social en la sociedad anónima o el cinco por ciento en la sociedad de responsabilidad limitada. En este caso, los acuerdos sólo serán eficaces si constan en acta notarial.

2. El acta notarial no se someterá a trámite de aprobación, tendrá la consideración de acta de la junta y los acuerdos que consten en ella podrán ejecutarse a partir de la fecha de su cierre.

3. Los honorarios notariales serán de cargo de la sociedad.”

Respecto a lo anteriormente expuesto queremos puntualizar que es el órgano de administración el encargado de requerir la presencia de Notario y no siempre la persona individual del administrador.

En la práctica, la aplicación voluntaria de este artículo se lleva a cabo especialmente en aquellas sociedades que están marcadas por los conflictos y que sus socios buscan protección, especialmente los minoritarios.

Los notarios tienen capacidad de realizar este tipo de actas en base al Reglamento de la Organización y Régimen del Notariado, en concreto su artículo 198 indica expresamente que:

“Los notarios, previa instancia de parte en todo caso, extenderán y autorizarán actas en que se consignen los hechos y circunstancias que presencien o les consten, y que por su naturaleza no sean materia de contrato”.

Por otro lado, y para evitar errores debemos distinguir si se trata de una mera acta de presencia o si se trata de un acta de Junta General.

En este caso concreto de las Juntas Generales, levantar acta significa que el fedatario público se presenta en la reunión o la misma reunión se hace en la Notaria y el Notario redacta un documento en el que se recoge lo ocurrido y explica la existencia de la reunión planteada, garantiza si la junta se ha convocado respetando el plazo legal, si la convocatoria es correcta y si en la convocatoria se señala el nombre de la sociedad, la hora, la fecha y el orden del día y el órgano que la ha convocado y lo acordado en dicha reunión. En general, si ha sido convocada correctamente conforme a la ley y los pactos alcanzados. Sin embargo, el notario no entra a valorar la legalidad de los posibles acuerdos y declaraciones de los participantes, esa ya no es su función.

Una vez levantada el acta esta formará parte del libro de actas, junto con el resto de las que tenga la sociedad. Debemos saber que, en base al artículo 203 señalados, solicite el acta quien la solicite los honorarios del Notario correrán a cargo de la sociedad.

Así la Dirección General de los Registros y del Notariado en la Resolución número 9823 de 19 de julio de 2017, recalca la función del Notario en la Junta General señalando lo siguiente:

“En este sentido, conviene traer a colación la Resolución de la DGRN de 18 de febrero de 2014, en la que se dice: «En cuanto al acta de Junta General, corresponde al presidente de la Junta la dirección de la misma, sin que corresponda al Notario más que dar fe “de los acuerdos adoptados en la Junta y hacer constar las intervenciones de los presentes, cuya constancia en el acta haya sido solicitada, sin emitir juicios sobre la bondad de los acuerdos”.

Por lo tanto, es el presidente de la Junta al único a quien compete dirigir la sesión de la Junta General, siendo responsable de la misma, tanto en lo relativo a las propuestas sometidas a votación, la deliberación y los propios resultados de las votaciones. Asimismo, corresponde exclusivamente al presidente de la Junta, la decisión de prorrogar, interrumpir, continuar o concluir las sesiones de la Junta, sin que sea función del Notario más que de dar fe de los hechos o circunstancias concurrentes”.

No podemos olvidar este importante derecho que la ley le reconoce a los socios minoritarios con el 5% o más en sociedades limitadas y con el 1% o más en sociedades anónimas, es muchas veces el gran desconocido. Si solicitada la presencia del Notario en una Junta no se convocase al Notario esta sería nula y, en consecuencia, todos sus acuerdos.