En nuestro anterior artículo referente al canal de denuncias en las empresas, denominado “El canal de denuncias y su obligatoriedad en las empresas”, tratábamos que empresas están obligadas a implementar un canal de denuncias y las implicaciones que tiene actualmente el contar con el mismo, para obtener determinado tipo de subvenciones o ayudas estatales o europeas.
A continuación, vamos a abordar los requisitos mínimos obligatorios que debe tener el canal de denuncias de su empresa, para cumplir con las exigencias legales.
El procedimiento para la implementación se puede resumir en los siguientes pasos:
En primer lugar, es crucial determinar los medios a través de los cuales los empleados pueden presentar sus denuncias. Estos pueden incluir el correo electrónico, plataformas digitales o líneas telefónicas, por mencionar algunas opciones.
La opción más eficaz suele ser la adopción de un canal único, como un software especializado, que centralice toda la información y automatice el proceso, un ejemplo de ello lo ofrece la plataforma BALTER que se puede encontrar en www.balter.es.
En segundo lugar, designación del responsable del sistema. El siguiente paso para implementar un canal de denuncias es designar a un responsable. Esta responsabilidad no necesariamente recae en una sola persona, sino que puede ser asumida por un equipo.
En las grandes empresas, el responsable debe ser un directivo de la empresa, el cual, debe ser independiente del órgano de administración, es decir, debe estar encargado exclusivamente de la gestión del canal de denuncias. En las Pymes, esta exclusividad no es necesaria y, por lo tanto, el responsable puede ocupar otros cargos y funciones.
En tercer lugar, elaboración del reglamento del canal de denuncias. Es esencial evitar que el canal de denuncias se convierta en un simple buzón de quejas y se abuse de su propósito. Por lo tanto, es importante redactar un reglamento que establezca claramente cómo se gestionarán las denuncias.
En cuarto lugar, se debe desarrollar un protocolo para el tratamiento de las denuncias que establezca el procedimiento y el proceso de investigación de las denuncias, desde su recepción hasta su resolución.
En quinto lugar, es obligatorio registrar todas las denuncias y su estado. El canal de denuncias debe contar siempre con un libro registro que documente todas las denuncias recibidas y su tramitación.
Por último, se debe comunicar el canal y su normativa de uso a todos los miembros de la organización. Todos los empleados deben estar al tanto de su existencia y cómo utilizarlo correctamente.
En esta comunicación, se debe informar sobre:
No, no puedes contratar a un responsable externo puesto que la Ley establece que el responsable del canal debe ser nombrado dentro de la empresa, ahora bien, sí puedes contratar un programa o un canal de denuncias externo, y éste ayudará al responsable interno de su gestión.
El canal externo de denuncias es ofertado por un grupo de abogados expertos en compliance, penal, civil y en toda la normativa empresarial que se ocupará no solo de recibir y valorar la denuncia presentada, sino también prestará ayuda y asesoramiento jurídico al responsable dentro del proceso de investigación y resolución de la denuncia en la empresa, asesorando al mismo de las medidas disciplinarias que debe aplicar dentro de la empresa o de los pasos a seguir para cada denuncia.
Ruiz Ballesteros ofrece a sus clientes la implementación del canal, un servicio que incluye un software para la implementación y gestión del canal, así como el asesoramiento jurídico de sus abogados especialistas en múltiples ramas de nuestro ordenamiento jurídico para la valoración tramitación y resolución de la denuncia recibida, por lo tanto, damos soporte al responsable del canal de denuncia en la gestión y en el cumplimiento de las obligaciones conforme a la normativa vigente y en todos los cambios y desarrollo jurisprudencial que la normativa puede tener en el futuro.
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