Los contribuyentes tendrán que conservar todos los documentos relacionados con la facturación electrónica en programas que registren toda la trazabilidad a disposición de la Agencia Tributaria

BALTER es un programa que permite la emisión de facturas electrónicas

La obligación de emitir facturación electrónica por parte de los contribuyentes está más cerca, recuerda que en enero de 2026 será obligatoria para aquellos obligados a presentar el impuesto sobre sociedades y desde julio de 2026 para los autónomos.

Tanto la Ley Antifraude como el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, así como la estandarización de formatos de los registros de facturación, establecen que cualquier programa o sistema informático debe asegurar la conservación, trazabilidad e inalterabilidad de todos los registros vinculados al proceso de facturación.

Esto significa que autónomos y empresas estarán obligados a asegurar que la extracción y aportación de datos de facturación que se deba realizar a la Administración tributaria se produzca en su formato original, sin alteraciones en los registros que contengan la información generada en la emisión de los documentos electrónicos o físicos de las facturas.

Las exigencias técnicas de los sistemas informáticos de facturación que se regulan en este real decreto 1007/2023, posibilitan a través de la estandarización de los formatos de los registros que contienen la información generada, su aportación a la Administración tributaria, ya sea mediante requerimiento singular o, en una fase posterior si así se determinara, mediante suministro general de la información.

En este contexto, el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, en la redacción añadida por la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, de transposición de Directiva (UE) 2016/1164, del Consejo, de 12 de julio de 2016, por la que se establecen normas contra las prácticas de elusión fiscal que inciden directamente en el funcionamiento del mercado interior, de modificación de diversas normas tributarias y en materia de regulación del juego, ha dispuesto que reglamentariamente se puedan establecer especificaciones técnicas que deban reunir los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas así como también los requisitos para estar debidamente certificados y sus formatos estandarizados para su legibilidad.

Fruto de toda esta normativa los programas que se comercializan después del 29 de julio de 2025 deben incluir ya la prohibición de modificación de facturas y registrar la trazabilidad de las mismas.

De hecho, el incumplimiento de esta obligación se considera una infracción y puede suponer sanciones para el contribuyente que utilice un software que permita borrar documentos sin dejar rastro. Las multas podrían alcanzar los 50.000 euros por ejercicio.

¿Durante cuánto tiempo debemos conservar los documentos?

El plazo legal general para conservar es de 4 años, que coincide con el periodo en el cual la Administración tiene para revisar las diferentes operaciones y autoliquidaciones presentadas.

En ciertos aspectos, como en aquellos contribuyentes que presenten el Impuesto sobre Sociedades, deberá conservar la documentación durante 10 años.

Uno de los programas que podemos recomendar es el que usamos en Ruiz Ballesteros desde hace ya algunos años, el programa se denomina BALTER, ofrece la posibilidad de emitir facturas electrónicas con su código QR y permite la trazabilidad completa y detallada de todos los eventos asociados a cada factura, permitiendo reconstruir su ciclo de vida desde la emisión hasta su remisión o anulación, incluyendo:

• Todas las versiones generadas de una misma factura.
• Registro de eventos como generación, envío, validación, respuesta, firma, etc.
• Acceso a la versión XML de los registros de eventos realizados,
• Acceso al proceso de presentación en detalle con las respuestas oficiales de la AEAT, con CSV, estado y marca de tiempo. Además, se puede consultar el XML enviado y a la respuesta recibida.

Este historial se convierte en una herramienta clave para demostrar el buen uso del sistema ante posibles inspecciones, auditorías o revisiones internas.

Si quieres saber más sobre cómo funciona o sacarle el máximo partido al programa, puedes escribir a balter@balter.es o entrar en www.balter.es y leer más información sobre este software, que además de facturación electrónica ofrece muchos más módulos de gestión de despachos profesionales y empresas de servicios, especialmente para abogados, economistas, asesores fiscales, médicos o arquitectos.