Tan pronto tenemos conocimiento de la fecha de celebración de la junta de socios nos ponemos de inmediato a prepararla, sin embargo, cuando como socio, vamos a ir representados por un tercero debemos saber que nuestro documento/autorización de representación debe cumplir con unos requisitos mínimos para que pueda ser considerado válido y también habrá que prepararlo con tiempo y enviarlo en un plazo prudencial de tiempo para que lo reciba correctamente la otra parte. Este instrumento de representación es también conocido como “proxy”.
La autorización para asistir a una junta convocada ya sea ordinaria o extraordinaria, con fecha y hora exacta, puede hacerse mediante un simple documento por escrito y firmado por el socio, sin embargo, si lo que se pretende es la representación a cualquier junta sin especificación entonces en ese caso, deberá constar en un poder ante notario, es decir, en documento público.
Aunque exista autorización presentada y correctamente recibida por el órgano de administración de la sociedad, la asistencia personal del representado/socio a la junta revocará siempre dicha autorización. El representante puede ser tanto una persona física como una persona jurídica.
La ley permite que un socio pueda ser representado en una junta general por su cónyuge, ascendiente o descendiente, por otro socio o por otra persona que ostente un poder general conferido en documento público y que contenga facultades para administrar todo el patrimonio que el representado tuviere en territorio nacional. Pero, además, la ley abre otra puerta y admite atender a los estatutos de la sociedad por si permitiesen la representación por un tercero no encuadrado en ninguno de los anteriores, lo que es bastante común. Las sociedades en sus estatutos suelen favorecer estas representaciones y añaden en los estatutos posibles representaciones por cualquier otra persona. Al igual que también pueden añadir requisitos más específicos a la hora de la comunicación de la representación como plazos o formas de entrega de dicha representación.
Nuestro Tribunal Supremo ya se ha pronunciado sobre esto en alguna ocasión, pero no en muchas puesto que el asunto ha quedado definido y sin dobles sentidos. Y el alto tribunal ha señalado en su sentencia de 15 de abril de 2014 que, se permite la posibilidad de que un tercero externo a las personas señaladas en la ley, permitido por la ampliación del perímetro que hacen los estatutos de la mercantil, represente al socio sin que se tenga un poder general para administrar la totalidad del patrimonio de este.
Por supuesto, las representaciones se recomiendan que sean a cualquier persona con la que exista un vínculo de confianza debido a los problemas y situaciones delicadas que pueden existir previamente o generarse en el momento de la junta.
La representación deberá comprender la totalidad de las participaciones de que sea titular el socio representado, además, la autorización deberá comunicarse a la otra parte a través de un medio fehaciente como por ejemplo burofax, correo electrónico certificado, carta certificada, etc.
No es necesario señalar el número de participaciones y su enumeración en el escrito, pero deberá contener los datos mínimos para que se pueda identificar claramente a la sociedad, a la junta convocada a la que se acude y al socio a quien se le representa.
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