El 31 de enero entró en vigor el Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas. En la disposición adicional undécima se regula un nuevo régimen sancionador por el incumplimiento de la obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, que es el que aquí nos ocupa.
Los Administradores de sociedades tienen la obligación de formular las Cuentas Anuales en los tres meses posteriores al cierre del ejercicio social, que generalmente es el 31 de diciembre. Una vez formuladas las cuentas anuales, deben convocar Junta General de socios o accionistas para su aprobación en los seis primeros meses del ejercicio, y una vez aprobadas tienen un mes para su depósito en el Registro Mercantil de la provincia que corresponda al domicilio social de la entidad. Es decir, para sociedades que finalicen su ejercicio el 31 de diciembre, las Cuentas Anuales aprobadas deben depositarse como muy tarde el 30 de Julio del ejercicio siguiente.
Las personas físicas no están inscritas en el Registro Mercantil y, por lo tanto, no están obligadas al depósito de cuentas anuales, salvo el autónomo Emprendedor de responsabilidad limitada, que debe estar inscrito en el Registro Mercantil y Registro de la Propiedad.
Los autónomos que desarrollan una actividad empresarial y tributan en IRPF por Estimación Directa Normal, al estar obligados a llevar una contabilidad más completa, incluidos libro diario, libro de inventario y de cuentas anuales, sí que deben Legalizar esos libros contables cada año en el Registro Mercantil.
Las Cuentas Anuales están formadas por:
Las Cuentas Anuales se acompañan del informe de gestión, documento que no forma parte de las cuentas anuales, pero que explica la evolución del negocio y la situación financiera de la sociedad, así como los riesgos, incertidumbres y oportunidades que se le plantean (según el art. 262 de la Ley de Sociedades de Capital). Este informe de gestión es obligatorio para todas las sociedades, salvo las que puedan formular el balance y el estado de cambios en el patrimonio neto abreviados.
Quienes cumplan al menos dos de los tres requisitos siguientes durante dos ejercicios consecutivos:
Además de las sanciones económicas que desarrollamos en el siguiente apartado, si la sociedad incumple su obligación de depósito de las cuentas anuales, se produce el cierre de la Hoja Registral, y como consecuencia no podrá inscribir en el Registro Mercantil ningún documento de dicha sociedad mientras persista el incumplimiento, incluidas las cuentas anuales de ejercicios posteriores, salvo los siguientes:
Pero no se puede nombrar un nuevo administrador ni otorgar nuevos poderes hasta que no se inscriban las cuentas anuales pendientes de depósito.
Además, como la información incluida en las cuentas anuales es pública y sirve a terceros para conocer la situación económica de la sociedad, el hecho de no haberlas depositado puede provocar mala imagen, cierta incertidumbre y desconfianza a otras empresas o profesionales con los que la sociedad quiera relacionarse, incluidas entidades bancarias a las que se solicite por ejemplo cierto apoyo financiero.
No debemos olvidar la repercusión que puede tener en el Administrador de la sociedad, ya que es su responsabilidad y debe responder con su patrimonio personal por los daños y perjuicios que se originen por no cumplir con sus deberes, frente a la sociedad, socios y acreedores.
Hasta ahora la incoación de los expedientes sancionadores correspondía solo al ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas). En la práctica, la falta de recursos humanos y económicos de este organismo, ha provocado que no se tramitaran muchos expedientes sancionadores. Con el nuevo Real Decreto se podrá encomendar la gestión y propuesta de régimen sancionador a los registradores mercantiles del domicilio de la sociedad incumplidora, lo cual provocará mayor agilidad en los procedimientos y, por lo tanto, muy probablemente se incremente el número de expedientes sancionadores.
Según el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital, las sanciones podrán fijarse entre 1.200 euros y 60.000 euros, aunque si la sociedad o grupo tienen un volumen de facturación anual superior a 6 millones de euros, el límite por cada año de retraso puede elevarse a 300.000 €.
Según el apartado 3 del artículo 283 LSC, si las cuentas anuales hubiesen sido depositadas con anterioridad al inicio del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.
Las infracciones por falta de depósito de cuentas prescribirán a los tres años (art. 283.4 LSC), por lo que debe estarse atentos en las fechas y cumplimientos mercantiles de todas las sociedades obligadas a ello.
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