Sanciones por falta de depósito de las cuentas anuales

El 31 de enero entró en vigor el Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas. En la disposición adicional undécima se regula un nuevo régimen sancionador por el incumplimiento de la obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, que es el que aquí nos ocupa.

Los Administradores de sociedades tienen la obligación de formular las Cuentas Anuales en los tres meses posteriores al cierre del ejercicio social, que generalmente es el 31 de diciembre. Una vez formuladas las cuentas anuales, deben convocar Junta General de socios o accionistas para su aprobación en los seis primeros meses del ejercicio, y una vez aprobadas tienen un mes para su depósito en el Registro Mercantil de la provincia que corresponda al domicilio social de la entidad. Es decir, para sociedades que finalicen su ejercicio el 31 de diciembre, las Cuentas Anuales aprobadas deben depositarse como muy tarde el 30 de Julio del ejercicio siguiente.

¿Quiénes están obligados a depositar las cuentas anuales?

  • Las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualquier empresario que en virtud de alguna disposición vigente esté obligado a dar publicidad a sus cuentas anuales.
  • La sociedad dominante de un grupo que presente cuentas anuales consolidadas.
  • Las sociedades extranjeras que tengan abiertas sucursales en España.
  • Las sociedades colectivas y comanditarias simples, cuando a la fecha de cierre del ejercicio todos los socios colectivos sean sociedades españolas o extranjeras.
  • Las fundaciones igualmente deberán depositar las cuentas anuales en el Registro de Fundaciones.

Las personas físicas no están inscritas en el Registro Mercantil y, por lo tanto, no están obligadas al depósito de cuentas anuales, salvo el autónomo Emprendedor de responsabilidad limitada, que debe estar inscrito en el Registro Mercantil y Registro de la Propiedad.

Los autónomos que desarrollan una actividad empresarial y tributan en IRPF por Estimación Directa Normal, al estar obligados a llevar una contabilidad más completa, incluidos libro diario, libro de inventario y de cuentas anuales, sí que deben Legalizar esos libros contables cada año en el Registro Mercantil.

¿Qué documentos componen las cuentas anuales?

Las Cuentas Anuales están formadas por:

  1. El balance de situación.
  2. La cuenta de pérdidas y ganancias.
  3. El estado de cambios en el patrimonio neto.
  4. El estado de flujos de efectivo (solo las obligadas a ello) y,
  5. La memoria.

Las Cuentas Anuales se acompañan del informe de gestión, documento que no forma parte de las cuentas anuales, pero que explica la evolución del negocio y la situación financiera de la sociedad, así como los riesgos, incertidumbres y oportunidades que se le plantean (según el art. 262 de la Ley de Sociedades de Capital). Este informe de gestión es obligatorio para todas las sociedades, salvo las que puedan formular el balance y el estado de cambios en el patrimonio neto abreviados.

¿Quiénes pueden formular las cuentas anuales de forma abreviada?

Quienes cumplan al menos dos de los tres requisitos siguientes durante dos ejercicios consecutivos:

  • Que el total de las partidas de activo de la empresa sea igual o menor a cuatro millones de euros.
  • Que el importe neto de la cifra de negocios sea inferior a ocho millones de euros.
  • Que el número de trabajadores contratados, de media anual, sea igual o inferior a cincuenta.

 ¿Qué consecuencias tiene no depositar en plazo las Cuentas Anuales?

Además de las sanciones económicas que desarrollamos en el siguiente apartado, si la sociedad incumple su obligación de depósito de las cuentas anuales, se produce el cierre de la Hoja Registral, y como consecuencia no podrá inscribir en el Registro Mercantil ningún documento de dicha sociedad mientras persista el incumplimiento, incluidas las cuentas anuales de ejercicios posteriores, salvo los siguientes:

  • Revocación de poderes
  • Cese del administrador
  • Disolución de la sociedad, y
  • Nombramiento de liquidadores

Pero no se puede nombrar un nuevo administrador ni otorgar nuevos poderes hasta que no se inscriban las cuentas anuales pendientes de depósito.

Además, como la información incluida en las cuentas anuales es pública y sirve a terceros para conocer la situación económica de la sociedad, el hecho de no haberlas depositado puede provocar mala imagen, cierta incertidumbre y desconfianza a otras empresas o profesionales con los que la sociedad quiera relacionarse, incluidas entidades bancarias a las que se solicite por ejemplo cierto apoyo financiero.

No debemos olvidar la repercusión que puede tener en el Administrador de la sociedad, ya que es su responsabilidad y debe responder con su patrimonio personal por los daños y perjuicios que se originen por no cumplir con sus deberes, frente a la sociedad, socios y acreedores.

¿Cuál es el nuevo régimen sancionador?

Hasta ahora la incoación de los expedientes sancionadores correspondía solo al ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas). En la práctica, la falta de recursos humanos y económicos de este organismo, ha provocado que no se tramitaran muchos expedientes sancionadores. Con el nuevo Real Decreto se podrá encomendar la gestión y propuesta de régimen sancionador a los registradores mercantiles del domicilio de la sociedad incumplidora, lo cual provocará mayor agilidad en los procedimientos y, por lo tanto, muy probablemente se incremente el número de expedientes sancionadores.

Según el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital, las sanciones podrán fijarse entre 1.200 euros y 60.000 euros, aunque si la sociedad o grupo tienen un volumen de facturación anual superior a 6 millones de euros, el límite por cada año de retraso puede elevarse a 300.000 €.

  • Con el nuevo Real Decreto 2/2021, la sanción será del 0,5 por mil del importe total de las partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada. Deberá aportarse el original de esta declaración tributaria presentada.
  • Si no se aportase la declaración tributaria, la sanción será el 2% del capital social que figura informado en el Registro Mercantil.
  • En caso de que se aporte la declaración tributaria, y el resultado de aplicar los mencionados porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas fuera mayor que el 2 por ciento del capital social, se cuantificará la sanción en este último reducido en un 10 por ciento.

Según el apartado 3 del artículo 283 LSC, si las cuentas anuales hubiesen sido depositadas con anterioridad al inicio del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.

Las infracciones por falta de depósito de cuentas prescribirán a los tres años (art. 283.4 LSC), por lo que debe estarse atentos en las fechas y cumplimientos mercantiles de todas las sociedades obligadas a ello.

Resumen
Sanciones por falta de depósito de las cuentas anuales
Título del post
Sanciones por falta de depósito de las cuentas anuales
Descripción
Una vez formuladas las cuentas anuales, deben convocar Junta General de socios o accionistas para su aprobación en los seis primeros meses del ejercicio, y una vez aprobadas tienen un mes para su depósito en el Registro Mercantil de la provincia que corresponda al domicilio social de la entidad. Es decir, para sociedades que finalicen su ejercicio el 31 de diciembre, las Cuentas Anuales aprobadas deben depositarse como muy tarde el 30 de Julio del ejercicio siguiente.
Autor
Editor
Ruiz Ballesteros
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