Límites a empleados sobre uso de ordenadores en el trabajo

1. ¿Se puede limitar el uso del ordenador u otros dispositivos a los empleados?

Es ya un hecho demostrado que prácticamente en el 99,99% de las empresas se utilizan ordenadores o cualquier otro dispositivo para desarrollar el trabajo, desde un iPad, un teléfono móvil o por supuesto un ordenador, ya sea portátil o fijo.

Estos ordenadores son comprados por la empresa y utilizados por los empleados, en algunos casos se utilizan siempre por el mismo empleado y en otros casos los dispositivos son utilizados por distintos empleados, normalmente dependiendo del turno.

También es cada día más habitual utilizar estos dispositivos para ver vídeos, comprar por internet, acceder a redes sociales, utilizar cuentas de correo electrónico personales o leer el periódico, y todo ello al mismo tiempo que se trabaja o al menos durante las horas de trabajo.

Entonces ¿puede la empresa utilizar algún programa de control o restringir el acceso a sus empleados a estas distintas prácticas? La respuesta, os adelantamos, es Sí.

Algunos empleados dedican parte de su tiempo y los recursos de la empresa para acceder a sus perfiles de redes sociales, enviar correos personales o navegar por internet posponiendo o demorando su trabajo o el encargo de la empresa, lo que reduce su productividad o incluso lo que es peor, se puede traducir en un trabajo mal hecho por falta de concentración, repercutiendo entonces en menor rentabilidad para la empresa.

Aunque en menor medida, pero también se resienten las propias redes informáticas, el acceso se ralentiza por culpa del uso indiscriminado de los ordenadores, que empeora mucho si se eleva el visionado de vídeos o la descarga de música.

Por supuesto, se eleva el riesgo de que muchos más virus accedan a los ordenadores, lo que sí supondría verdaderos problemas en una red interior con servidor para una empresa pequeña o mediana (y más aún para una gran empresa), quedando comprometida la seguridad y la información que contienen esos ordenadores, verdadero secreto del funcionamiento de una empresa.

Por todo lo anterior cada día hay más empresas (muchas de ellas en Málaga), que nos preguntan en Ruiz Ballesteros Abogados por la posibilidad de implantar una política empresarial que limite o controle el uso de los ordenadores (y de la tecnología en general), para todos sus empleados. Las empresas necesitan la seguridad de no estar contraviniendo la Ley ni violando el derecho a la intimidad de sus empleados.

Desde Ruiz Ballesteros ya les adelantamos que las empresas no sólo pueden, sino que en todos los casos “deben” implantar políticas de limitación que aseguren el buen uso por parte de los trabajadores en función de sus necesidades y su idiosincrasia.

2. Cómo implantar una política de limitación de uso de la tecnología

La limitación puede ser parcial o total, pero en todos los casos es muy importante que se comunique la misma antes de producirse, de tal manera que una posible amonestación por uso indebido sea efectiva y correcta, pues sería incorrecta hacerla sin haber comunicado su existencia previa y sería inefectiva pues no alcanzaría todos los efectos posibles si no se han adelantado las consecuencias, legalmente hablando.

Al tratar de aplicar esta limitación se enfrentan dos derechos: el derecho a la intimidad del empleado y el derecho del empresario a ejercer su poder de dirección sobre sus empleados y sus herramientas, incluyendo aquí no solo el ordenador, sino también el correo electrónico de la empresa, el teléfono de la empresa o una “tablet”, por ejemplo.

La política de limitación debe ser indicada por la empresa y comunicada a todos y cada uno de los empleados, tratando de recibir un documento firmado devuelta para asegurar la recepción de la misma por parte de cada empleado. Dicho documento jurídico debe indicar:

• Cuál es la política: potestad de control y usos profesionales a los que se pueden destinar los dispositivos.
• Cuáles son los límites, tanto al uso de internet, como al uso personal, si se limita total o parcialmente.
• Uso de los correos electrónicos corporativos así como de las redes sociales, el teléfono o aparatos a disposición del empleado.
• Cuáles son las consecuencias de los malos usos y del incumplimiento.

El Tribunal Constitucional ha dejado claro que una vez que se acepta la política, ésta es comunicada al empleado y éste firma que conoce su existencia, “entonces no existe derecho a utilizar el ordenador (o cualquier otro dispositivo), para fines personales”, por lo que no hay derecho a un uso que pueda imponer un respeto a la intimidad o al secreto de las comunicaciones porque, al no existir tolerancia sobre el uso personal, tampoco existe expectativa razonable de intimidad y porque “si el uso personal es ilícito, no puede exigirse al empresario que lo soporte y que además se abstenga de controlarlo”.

Lo último que debemos saber es que, una vez implantada la política de limitación de uso de dispositivos tecnológicos, lo ideal es que se aplique y no se permita su incumplimiento, pues su permisividad puede traducirse en derechos adquiridos, lo que redundaría en una política inefectiva.

De esta forma estaremos cumpliendo con dos obligaciones importantes en la empresa: por un lado consigues la aplicación de la política de limitación del uso de la tecnología, y por otro lado controlas la posible salida de información y datos fuera de la empresa, verdaderos secretos que deben mantenerse a salvo en cualquier organización empresarial, evitando así incluso sanciones administrativas.

En Ruiz Ballesteros Abogados y Asesores Fiscales hemos ayudado a muchos de nuestros clientes a redactar y negociar los términos de una política segura y efectiva de limitación del uso de dispositivos electrónicos con los empleados de sus empresas, con una implantación efectiva y salvaguardando posibles sanciones administrativas por el mal uso de sus ordenadores o por la salida de información indiscriminada. Nuestras oficinas están en Marbella, Málaga, si bien nuestros clientes se encuentran por toda España.