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Hasta ahora hemos explicado las formas en las que se suele empezar una empresa, las diferencias entre autónomo y sociedad limitada, la fiscalidad de ambas y sus obligaciones fiscales.
Independientemente de si eres emprendedor o si ya tienes varias empresas, los pasos para la constitución de una nueva empresa son los siguientes:
- Nombre de la empresa.
- Redactar estatutos.
- Firmar la escritura de constitución ante notario.
- Solicitar CIF provisional en Hacienda.
- Liquidar Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales.
- Inscribir la empresa en el Registro Mercantil.
- Solicitar CIF definitivo y alta en actividad económica.
- Registrar el lugar de trabajo y solicitar código de cuenta de cotización (sólo si vas a tener empleados).
- Solicitar un certificado digital.
- Inscripción de la sociedad en el sistema de notificaciones electrónicas.
Como veis el primer paso es el nombre. Lo importante es el nombre “fiscal”, pero debéis saber que hoy día distinguimos entre:
- Nombre Fiscal.
- Nombre Comercial.
- Nombre Digital (Dominio en internet).
Para la constitución lo más importante es el Nombre Fiscal, este es el nombre que debemos solicitar en el Registro Mercantil Central, siendo el único necesario y obligatorio para poder ir a la notaría a firmar la escritura de constitución.
Cuando se solicita el nombre se debe pagar una pequeña cuota al Registro Mercantil Central, pero por el mismo precio puedes pedir 5 nombres, lo que debes hacer por “orden de preferencia”, es decir, en primer lugar colocarás el nombre que quieres que te den, tu primera opción, después el que te gustaría tener si no te aceptasen el primero y así sucesivamente.
Nota muy importante: La denominación de la empresa en el Registro Mercantil Central debe pedirse a nombre de alguien que vaya a ser socio de la empresa, aunque sea con una sola participación, independientemente de si quien lo pide es una persona física o una persona jurídica, lo importante es que debe estar solicitado por quien vaya a ser socio de la nueva entidad.
El Registro Mercantil Central, una vez hecha la solicitud, te debe enviar una certificación que acredite no figurar registrada la denominación elegida. Pues bien, ese certificado debe presentarse ante notario en el momento de la firma de la constitución de la empresa obligatoriamente.
Este certificado se otorga por 3 meses, es decir, una vez emitido hay 3 meses para realizar la escritura notarial, si se nos pasa este plazo se puede pedir su renovación por otros 3 meses, pues la solicitud de la denominación social queda registrada durante 6 meses. Una vez transcurridos 6 meses desde la emisión de la certificación y no habiendo firmado la escritura de constitución se pierde el derecho al uso de dicho nombre fiscal, salvo que vuelva a solicitarse y pagar de nuevo por el mismo.
Nombre Comercial. El nombre comercial se define como el signo o denominación que identifica a una empresa en el tráfico mercantil y que sirve para distinguirla de las demás empresas que desarrollan actividades idénticas o similares.
Ten en cuenta que este nombre comercial no tiene por qué coincidir con el nombre fiscal, puede de hecho ser totalmente distinto, especialmente en los autónomos. Los autónomos tienen que usar su propio nombre civil (nombre y apellidos) en el tráfico jurídico, sin embargo, la mayoría cambian su nombre a efectos comerciales, aquel con el que quieren que se les conozca. Por lo general el nombre fiscal de un autónomo no es nada comercial, de ahí la necesidad de adoptar un nombre que “venda” más que el nombre civil.
En nuestro caso el nombre fiscal de nuestra empresa es “Ruiz Ballesteros Economistas y Abogados, S.L.” mientras que nuestro nombre comercial es “Ruiz Ballesteros Abogados y Asesores Fiscales”, por supuesto ambos están registrados correctamente.
Si quieres utilizar un nombre comercial, lo ideal es que acudas a la Oficina Española de Patentes y Marcas (en adelante, OEPM) y registres tu nombre comercial, así como tu marca o logotipo, pues de lo contrario cualquiera puede registrarlo antes que tú y obligarte a cambiar dicho nombre posteriormente. En ocasiones muchas empresas gastan mucho dinero en logotipos, marcas, imágenes de publicidad y distintos artículos de publicidad con su nombre comercial, como tarjetas de presentación, carpetas, cartelería, etc. y sin embargo no prestan atención al registro de este nombre, lo que supone tener que cambiarlo todo después y perder el dinero invertido si hay alguien que ya tenía ese nombre registrado.
También puedes acudir a tus abogados o asesores fiscales para que te asesoren sobre cómo inscribir el nombre comercial en la OEPM, algunos despachos como el nuestro, Ruiz Ballesteros, realizan también este trabajo a petición del cliente.
El nombre comercial puede ser el propio nombre de la persona, el de la sociedad o incluso un nombre de fantasía, o sea, inventado; aquellos nombres que hagan referencia a la actividad empresarial, los anagramas, logotipos, imágenes, dibujos o cualquier combinación de todo ello puede ser nombre comercial, siempre que no esté ya registrado por otra persona.
El titular del nombre comercial puede ser una persona física o una persona jurídica, no existe limitación en este sentido.
Nombre Digital o Dominio. Como puedes imaginar este es el nombre que te identifica en internet y que, como bien sabe todo el mundo a estas alturas, comienza por www.
El dominio se puede reservar de forma independiente a cualquier nombre anterior, fiscal o comercial, y no tiene por qué coincidir con ninguno de los anteriores, aunque conviene que sea igual o muy parecido.
En nuestro caso tenemos varios dominios: www.ruizballesteros.es; ruizballesteros.com y www.jrb.es, pues son los tres dominios que más se aproximaban a nuestros nombres e intenciones. Notaréis que uno es www.jrb.es la razón de este dominio es que se aproxima a lo que somos, Ruiz Ballesteros, y es un dominio muy corto, fácil de recordar, es el que usamos para las direcciones de correo electrónico, pues así son más cortas y fáciles de recordar o escribir.
Os recomendamos que tratéis de buscar primero el dominio en internet, ver si está libre y según ese dominio trataréis de buscar el nombre comercial y por último el nombre fiscal. La razón es que el nombre fiscal siempre se puede alargar, por ejemplo:
Si somos emprendedores y queremos poner una empresa que sea una aplicación móvil para vender modelos de documentos jurídicos, buscaríamos algo como “pactum”, que significa pacto en latín, o contrato. Al estar ya registrado “pactum” nos decidimos por algo parecido, “Paxtum”, que es igual pero con la letra “X” en medio, reservamos los dominios www.paxtum.com y www.paxtum.es, después registramos el nombre comercial y por último buscamos un nombre fiscal que se parezca, no nos darán el nombre de paxtum, pero sí nos concederán el nombre: Paxtum App Jurídica, S.L. así que ya tendremos todos los nombres muy parecidos y listos para tener la misma imagen en todas nuestras denominaciones.
Se recomienda siempre, antes de constituir una empresa, buscar nombres que no estén registrados y que sean parecidos, tanto el fiscal, como el comercial y el dominio de internet, al menos tratar de que sean lo más parecidos posibles, pues así será más fácil identificar a la empresa en cualquiera de los aspectos, fiscal, comercial y digital.
Recuerda que si quieres saber más siempre puedes acudir a Ruiz Ballesteros.
