¡Ya es una realidad! El 27 de septiembre de 2013 se presentó la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internalización, cuyo artículo 18 indicaba que los libros de las sociedades debían legalizarse de manera telemática, no siendo válidos los soportes en disquete ni en papel. Hablamos de los Libros de Contabilidad, Actas y Socios.
A pesar de lo anterior, han sido bastantes, quizás demasiados, los Registros Mercantiles que durante mucho tiempo, haciendo oídos sordos a ésta Ley, han permitido la legalización de libros físicos, e incluso no permitiendo la presentación de los libros digitales.
Es decir, el sistema de legalización de libros ha dejado de funcionar tal y como lo conocíamos, a partir de ahora sólo se podrán presentar legalizaciones por medios telemáticos, al menos en la provincia de Málaga, ya que así lo ha comunicado el propio Registro Mercantil de la capital.
Recordemos que, según la literalidad del mencionado artículo 18 de la Ley de emprendedores, no debiera ser obligatoria la presentación vía telemática de los libros de socios y actas.
Incluso, en su momento, los miembros de la Asociación Española de Asesores Fiscales (AEDAF), a través de nuestra central, hicimos una consulta a la Dirección General de los Registros y Notariado (DGRN) y al colegio de Registradores de España con intención sobre todo de unificar el criterio. Ante la ausencia de respuesta, cada Registrador optó por el sistema que más le convenía en cada caso, y en el caso de Málaga, como mencionábamos anteriormente, ha decidido optar por la presentación de todos los libros en formato telemático.
Esta novedad implica que se debe proceder al cierre de los libros físicos y comenzar a presentarlos de forma telemática. Con los libros contables (libro diario, cuenta de pérdidas y ganancias, balance de sumas y saldos o cuentas anuales…), no hay ningún problema, pues desde hace ya algunos años se vienen presentando de forma telemática (voluntariamente), sirviéndonos de los programas que pone a disposición del usuario la web del registro mercantil www.registradores.org
Cuestión distinta es el caso de los libros de actas y socios, en el que nos encontramos ante muchas novedades, incertidumbre, pero sobre todo ante muchas preguntas… ¿Cómo se procede al cierre de los libros físicos? ¿Hay que hacer una certificación e inscribirla antes de abrir el libro nuevo en formato digital? ¿Qué formatos son admitidos por el Registro para la legalización? ¿Cómo envío los libros?… y así hasta un sinfín de cuestiones.
Vamos a tratar de resolver esas preguntas a continuación, indicando los pasos a dar para la legalización de éstos libros:
Es importante tener en cuenta que para abrir el nuevo libro de socios, será suficiente con crear una tabla de Excel incluyendo el número de socio, nombre, DNI o NIE, edad, domicilio, población, fecha de ingreso, fecha de salida y porcentaje de participación.
Una vez elaborados los libros de socios y actas, se pueden generar los datos de ambos, no siendo necesario hacerlo por separado, pues éstos se pueden generar de forma conjunta a través del programa LEGALIA programa que podrán descargar desde la página web www.registradores.org (https://www.registradores.org/registroVirtual/descargas.do -> Legalización de libros -> Programas -> Legalización digital de libros (Legalia 2014)).
Una vez generado el fichero correspondiente, hay que enviarlo a través de la página web del registro usando un certificado electrónico válido, como el que usamos en Ruiz Ballesteros Abogados y Asesores Fiscales para nuestros clientes.
Por último, permitidnos dar algunas recomendaciones, y/o practicas útiles, que podrían facilitaros el trabajo:
Sin duda, estos pasos, serán el pan nuestro de cada día hasta que consigamos actualizar la situación mercantil de nuestros clientes. Os animamos a comenzar el procedimiento y por supuesto si os surge alguna duda… desde Ruiz Ballesteros os podemos asesorar.
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