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En nuestro anterior artículo referente al canal de denuncias en las empresas, denominado “El canal de denuncias y su obligatoriedad en las empresas”, tratábamos que empresas están obligadas a implementar un canal de denuncias y las implicaciones que tiene actualmente el contar con el mismo, para obtener determinado tipo de subvenciones o ayudas estatales o europeas.
A continuación, vamos a abordar los requisitos mínimos obligatorios que debe tener el canal de denuncias de su empresa, para cumplir con las exigencias legales.
Los requisitos mínimos para cumplir con la Ley son:
- El canal de denuncias debe ser de fácil acceso y utilización, no sólo para los miembros internos de la organización, sino también para cualquier individuo que necesite informar sobre alguna irregularidad que haya presenciado.
- Debe Proteger la confidencialidad y el anonimato. Es esencial proteger la identidad de los denunciantes para prevenir posibles represalias. Se prohíben acciones como el despido, la degradación laboral, la negación de ascensos o cualquier otro acto similar en contra del informante. Además, se perseguirá cualquier forma de acoso o daño a la reputación del denunciante, como evaluaciones de desempeño injustificadamente negativas. La protección al trabajador se extenderá durante dos años después de completarse la investigación.
- Capacitar a los empleados. La empresa debe informar a todos los trabajadores sobre la existencia y funcionamiento del canal de denuncias, así como los procedimientos para presentar una denuncia y cómo se manejará la comunicación con el denunciante.
- Se debe elaborar un reglamento del canal de denuncias y comunicarlo a todo el personal, pudiendo ser publicado en la página web de la empresa u otros medios accesibles.
- Realizar revisiones periódicas. Es importante evaluar regularmente el funcionamiento del canal de denuncias. En caso necesario, se puede solicitar una auditoría externa para identificar y corregir posibles fallos.
- Establecer un sistema de sanciones adecuado. Debe existir un sistema disciplinario que penalice el incumplimiento de la ley o de las normativas internas de la empresa.
¿Cómo puedo implementar el canal de denuncias en mi empresa?
El procedimiento para la implementación se puede resumir en los siguientes pasos:
En primer lugar, es crucial determinar los medios a través de los cuales los empleados pueden presentar sus denuncias. Estos pueden incluir el correo electrónico, plataformas digitales o líneas telefónicas, por mencionar algunas opciones.
La opción más eficaz suele ser la adopción de un canal único, como un software especializado, que centralice toda la información y automatice el proceso, un ejemplo de ello lo ofrece la plataforma BALTER que se puede encontrar en www.balter.es.
En segundo lugar, designación del responsable del sistema. El siguiente paso para implementar un canal de denuncias es designar a un responsable. Esta responsabilidad no necesariamente recae en una sola persona, sino que puede ser asumida por un equipo.
En las grandes empresas, el responsable debe ser un directivo de la empresa, el cual, debe ser independiente del órgano de administración, es decir, debe estar encargado exclusivamente de la gestión del canal de denuncias. En las Pymes, esta exclusividad no es necesaria y, por lo tanto, el responsable puede ocupar otros cargos y funciones.
En tercer lugar, elaboración del reglamento del canal de denuncias. Es esencial evitar que el canal de denuncias se convierta en un simple buzón de quejas y se abuse de su propósito. Por lo tanto, es importante redactar un reglamento que establezca claramente cómo se gestionarán las denuncias.
Este reglamento debe abordar los siguientes puntos:
- El marco normativo aplicable, como la ley de protección del denunciante y la ley de protección de datos.
- Las personas autorizadas para utilizar el canal de denuncias.
- Los medios de comunicación disponibles para presentar denuncias.
- Los tipos de incidentes que pueden denunciarse.
- Los procedimientos para presentar denuncias.
- El órgano interno encargado de recibir y gestionar las denuncias.
- Los plazos para responder y resolver los casos.
- Los derechos tanto de los denunciantes como de los denunciados.
- Una descripción detallada del proceso de denuncia, investigación y resolución.
En cuarto lugar, se debe desarrollar un protocolo para el tratamiento de las denuncias que establezca el procedimiento y el proceso de investigación de las denuncias, desde su recepción hasta su resolución.
En quinto lugar, es obligatorio registrar todas las denuncias y su estado. El canal de denuncias debe contar siempre con un libro registro que documente todas las denuncias recibidas y su tramitación.
Por último, se debe comunicar el canal y su normativa de uso a todos los miembros de la organización. Todos los empleados deben estar al tanto de su existencia y cómo utilizarlo correctamente.
En esta comunicación, se debe informar sobre:
- El procedimiento para utilizar el canal de denuncias.
- Los principios básicos de gestión de denuncias.
- ¿Puedo optar por tener un responsable externo del canal de denuncias?
No, no puedes contratar a un responsable externo puesto que la Ley establece que el responsable del canal debe ser nombrado dentro de la empresa, ahora bien, sí puedes contratar un programa o un canal de denuncias externo, y éste ayudará al responsable interno de su gestión.
¿Entonces, que ventaja tiene contar con un canal de denuncias externo?
El canal externo de denuncias es ofertado por un grupo de abogados expertos en compliance, penal, civil y en toda la normativa empresarial que se ocupará no solo de recibir y valorar la denuncia presentada, sino también prestará ayuda y asesoramiento jurídico al responsable dentro del proceso de investigación y resolución de la denuncia en la empresa, asesorando al mismo de las medidas disciplinarias que debe aplicar dentro de la empresa o de los pasos a seguir para cada denuncia.
Ruiz Ballesteros ofrece a sus clientes la implementación del canal, un servicio que incluye un software para la implementación y gestión del canal, así como el asesoramiento jurídico de sus abogados especialistas en múltiples ramas de nuestro ordenamiento jurídico para la valoración tramitación y resolución de la denuncia recibida, por lo tanto, damos soporte al responsable del canal de denuncia en la gestión y en el cumplimiento de las obligaciones conforme a la normativa vigente y en todos los cambios y desarrollo jurisprudencial que la normativa puede tener en el futuro.
