La inteligencia artificial se ha incorporado ya al día a día de muchas empresas. Herramientas de generación de textos, asistentes virtuales, sistemas de análisis de información, chatbots o soluciones de automatización permiten agilizar tareas, mejorar procesos y aumentar la productividad.
Al mismo tiempo, el uso de estas tecnologías plantea nuevos retos legales y organizativos. El AI Act, Reglamento (UE) 2024/1689, establece un marco común en la Unión Europea para garantizar que la inteligencia artificial se utilice de forma segura, transparente y responsable.
Adaptarse al AI Act no implica renunciar a estas herramientas ni limitar su utilización, sino establecer las medidas adecuadas para aprovechar sus ventajas con la necesaria seguridad jurídica.
Para ello, las empresas deben seguir un proceso ordenado que les permita identificar qué sistemas de inteligencia artificial utilizan, analizar para qué los utilizan, determinar qué obligaciones pueden afectarles y establecer las medidas necesarias para un uso adecuado.
Desde el 2 de agosto de 2026, el AI Act es aplicable con carácter general en la Unión Europea, aunque determinadas obligaciones cuentan con calendarios específicos.
Además, el Reglamento ha sido modificado por el Reglamento (UE) 2026/1744, conocido como Ómnibus Digital sobre IA. Entre otros cambios, las obligaciones correspondientes a determinados sistemas de inteligencia artificial considerados de alto riesgo cuentan ahora con plazos de aplicación posteriores.
Por tanto, la adaptación al AI Act no consiste simplemente en comprobar si una empresa utiliza inteligencia artificial. Es necesario analizar cada herramienta, el uso concreto que se hace de ella y la posición que ocupa la empresa respecto de ese sistema.
El primer paso consiste en conocer qué sistemas de inteligencia artificial están presentes en la empresa.
Muchas empresas utilizan herramientas con funcionalidades de IA sin haber realizado una identificación específica. Por ejemplo:
No basta con analizar las herramientas adquiridas expresamente como «IA». Muchos programas de uso habitual incorporan actualmente funcionalidades basadas en inteligencia artificial.
Crear un inventario inicial permite tener una visión global de la situación de la empresa y constituye un buen punto de partida para organizar su cumplimiento.
Una misma herramienta puede presentar implicaciones muy diferentes dependiendo del uso que se haga de ella.
Por ejemplo, utilizar inteligencia artificial para preparar un borrador de un documento interno no plantea las mismas cuestiones que emplearla para valorar candidatos dentro de un proceso de selección.
Por ello, debe analizarse cuál es la finalidad del sistema, quién lo utiliza dentro de la empresa, qué información se introduce y si sus resultados influyen en decisiones relevantes.
También es importante determinar qué papel ocupa la empresa respecto del sistema de inteligencia artificial.
Una empresa que utiliza una herramienta desarrollada por un tercero normalmente estará actuando como responsable del despliegue de ese sistema. Sin embargo, las obligaciones pueden ser diferentes cuando la propia empresa desarrolla, comercializa, integra o modifica determinadas soluciones de inteligencia artificial.
Por tanto, la pregunta no debe ser únicamente “¿qué herramienta utilizamos?”, sino también “¿qué hacemos con ella y qué papel tenemos en su utilización?”.
Una vez identificadas las herramientas y sus usos, debe analizarse qué régimen puede resultar aplicable en cada caso.
El AI Act establece un sistema basado en el riesgo que contempla, entre otras situaciones:
No obstante, esta clasificación es únicamente un punto de partida. Las obligaciones concretas también dependen del papel de la empresa, del funcionamiento del sistema y de la finalidad para la que se utiliza.
Este análisis resulta especialmente importante cuando la inteligencia artificial puede afectar a trabajadores, candidatos, clientes o a otras personas en decisiones relevantes.
Desde el 2 de agosto de 2026 resultan aplicables determinadas obligaciones de transparencia previstas en el artículo 50 del AI Act.
Estas obligaciones pueden afectar, por ejemplo, a determinados sistemas que interactúan directamente con personas o a ciertos contenidos generados o manipulados mediante inteligencia artificial.
Por ello, una empresa que utilice chatbots, asistentes virtuales, sistemas de generación de contenido u otras herramientas similares debe comprobar si resulta necesario informar de que se está interactuando con un sistema de inteligencia artificial o identificar determinados contenidos como generados o manipulados mediante IA.
No todos los usos de inteligencia artificial están sujetos a las mismas obligaciones, por lo que el análisis debe realizarse atendiendo al funcionamiento y finalidad concreta de cada sistema.
Uno de los aspectos más importantes que debe revisar una empresa es la información que introduce en las herramientas de inteligencia artificial.
Antes de utilizar una herramienta de IA, es recomendable analizar:
El hecho de que una herramienta permita introducir determinada información no significa necesariamente que la empresa deba hacerlo.
Además del AI Act, deben tenerse en cuenta otras obligaciones legales, como la normativa de protección de datos, los deberes de confidencialidad, los secretos empresariales y las cuestiones relacionadas con la propiedad intelectual.
Muchas empresas utilizan herramientas de inteligencia artificial ofrecidas por proveedores externos.
En estos casos, no basta con analizar las funcionalidades de la herramienta. También es importante revisar las condiciones de utilización y las garantías que ofrece el proveedor.
Entre otras cuestiones, conviene conocer cómo se tratan los datos introducidos en la herramienta, qué medidas de seguridad aplica el proveedor, qué responsabilidades asume cada parte, qué garantías existen sobre la información generada y qué ocurre con los datos y contenidos introducidos en el sistema.
No todas las herramientas de inteligencia artificial ofrecen el mismo nivel de seguridad y control.
Por ello, la elección de un proveedor debe realizarse teniendo en cuenta tanto criterios técnicos como jurídicos.
Una medida especialmente recomendable es establecer una política interna de uso de inteligencia artificial.
Esta política puede definir qué herramientas pueden utilizar los empleados, qué información puede introducirse en ellas, qué usos están permitidos, cuáles están restringidos y cuándo debe existir una revisión humana de los resultados.
También puede establecer criterios específicos para información confidencial, datos personales, documentación de clientes o contenidos destinados a ser publicados.
Estas reglas ayudan a reducir usos inadecuados y proporcionan criterios claros a todos los empleados.
Además, permiten evitar una situación cada vez más habitual: que distintas personas dentro de una misma empresa comiencen a utilizar herramientas de inteligencia artificial sin que exista un criterio común sobre cómo hacerlo.
El artículo 4 del AI Act obliga a proveedores y responsables del despliegue de sistemas de inteligencia artificial a adoptar medidas para favorecer un nivel adecuado de alfabetización en materia de IA entre las personas que utilizan estos sistemas en su nombre.
La formación debe adaptarse a los conocimientos, experiencia y funciones de las personas que utilizan estas herramientas, así como al contexto concreto en el que se emplean.
No se trata únicamente de aprender a utilizar una aplicación.
Los empleados deben conocer también sus posibilidades, sus limitaciones, los posibles errores de sus resultados y los riesgos asociados al tratamiento de información.
Una inteligencia artificial bien utilizada puede mejorar considerablemente la productividad, pero requiere usuarios que sepan cuándo pueden apoyarse en sus resultados y cuándo resulta necesaria una revisión humana.
La adaptación al AI Act no debe considerarse una actuación puntual.
Las herramientas de inteligencia artificial evolucionan rápidamente, incorporan nuevas funcionalidades y pueden empezar a utilizarse para finalidades diferentes de aquellas para las que inicialmente fueron contratadas.
Por ello, es recomendable revisar periódicamente las herramientas utilizadas, los usos autorizados, los riesgos asociados, las condiciones de los proveedores y las medidas internas adoptadas.
La gestión de la inteligencia artificial debe integrarse progresivamente dentro de los sistemas habituales de cumplimiento y organización de la empresa.
Como punto de partida, una empresa debería poder responder a estas preguntas:
Si alguna de estas respuestas es negativa, probablemente sea conveniente realizar una revisión interna.
La adaptación al AI Act no implica dejar de utilizar la inteligencia artificial, sino integrarla en la actividad empresarial de forma organizada, segura y responsable.
Las empresas que revisen con antelación sus herramientas, los usos que realizan de ellas, sus proveedores y sus criterios internos estarán mejor preparadas para cumplir con las obligaciones aplicables y aprovechar las oportunidades que ofrece esta tecnología.
La inteligencia artificial puede convertirse en una importante ventaja competitiva siempre que su implantación vaya acompañada de una adecuada gestión jurídica y organizativa.
En Ruiz Ballesteros Abogados y Asesores Fiscales ayudamos a empresas y profesionales a analizar los sistemas de inteligencia artificial que utilizan, identificar los posibles riesgos y establecer medidas de adaptación al AI Act ajustadas a su actividad.
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