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La incorporación y utilización de un vehículo y su posterior cesión al empleado, es una cuestión que despierta máximo interés tanto en las sociedades como en los profesionales. Es por ello que la Agencia Tributaria ha publicado una nota para aclarar las principales cuestiones relativas a la cesión de vehículos a empleados. El documento dispone de varios apartados que pasamos a desarrollar a continuación:
Criterio de disponibilidad para uso privado en IRPF e IVA
Es la sociedad la obligada a demostrar que el vehículo adquirido no se usa para fines particulares del empleado y que, además, éste es necesario para que el trabajador pueda cumplir con sus funciones laborales.
Las reglas para demostrar la necesidad del vehículo para el desempeño de la actividad laboral y para el uso privado del empleado son las mismas tanto para el IRPF, como para el IVA. Entre ellas, podemos destacar:
- Disponer de itinerarios de esos vehículos.
- Demostrar que dichas visitas se realizan.
- Probar que se factura más si las visitas a clientes se realizan en vehículo de gama alta.
Una vez demostrada la necesidad del vehículo en la sociedad para que el empleado pueda desempeñar sus funciones, hay que fijar el porcentaje correspondiente al uso privado y al uso laboral del mismo. Es el Tribunal de Justicia de la Unión Europea, en adelante, TJUE, quien ha dictado que dicho porcentaje se calcula mediante el criterio de la disponibilidad para uso privado, demostrando así la afectación del vehículo a la actividad de la empresa. Para el cálculo de dicho criterio, se consideran las horas laborales previstas en el convenio aplicable a la empresa y el tiempo de disponibilidad para los trabajadores, concretando fines de semana, festivos, vacaciones y horario fuera de la jornada de trabajo, en días laborables.
No obstante, teniendo en cuenta que la carga de la prueba recae en el obligado tributario a la hora de demostrar la afectación del vehículo a la sociedad, hay que tener en cuenta:
- Lo establecido en el convenio colectivo.
- Las características y peculiaridades de la actividad que desarrolla le empresa, así como la jornada laboral de cada puesto de trabajo.
Consideración de la cesión del vehículo por parte del empresario a afectos del IVA como prestación onerosa o gratuita
De nuevo, el TJUE ha señalado que las cesiones de vehículos son consideradas prestaciones de servicios, sujetas a IVA cuando se realizan a título oneroso. La cesión del vehículo se va a considerar onerosa cuando:
- El trabajador pague parte del uso del vehículo
- El uso del vehículo sea deducido del salario que percibe el trabajador
- El trabajador elija entre una de las diversas modalidades retributivas del uso.
No obstante, el hecho de que la cesión del vehículo a efectos del Impuesto sobre la Renta sea considerada retribución en especie, no conlleva que en IVA nos encontremos ante una cesión onerosa.
También se puede dar el caso de que la cesión del vehículo sea a título gratuito. Si cumplimos dicha premisa, entonces estamos ante un supuesto no sujeto a IVA, ya que no contamos con base imponible a gravar.
Deducibilidad de las cuotas soportadas por el empresario o profesional en la adquisición, arrendamiento o cesión de uso por otro título de vehículos
Según el Art. 108 de la LIVA, los vehículos son considerados bienes de inversión. También el Art. 95. Tres, indica que aquellas cuotas soportadas por la adquisición o arrendamiento de bienes de inversión, serán deducibles en la medida en que se emplee en la actividad empresarial.
Al igual que hemos tratado en el primer apartado, para la deducibilidad de los gastos, debemos demostrar la afectación del vehículo a la actividad económica y empresarial. Si el empresario no acredita la afectación, no podrá deducir cuota alguna. Si, por el contrario, acredita dicha afectación, los gastos a deducir será en proporción al porcentaje afecto demostrado, llegando este, incluso, a alcanzar el 100%. En todo caso, según el artículo 95.Tres.2º de la LIVA se indica que dichas cuotas se deducirán en un 50%, siempre que estén afectos a una actividad económica o empresarial.
En referencia a todo lo anterior, indicar que podrán aplicarse las normas de prorrata y regularización de deducciones por bienes de inversión recogidas en los artículos 101 a 106 y 107 de la LIVA.
Base Imponible en la cesión del vehículo a efectos de IVA e IRPF
La base imponible para la aplicación de dichos impuestos es distinta aun cuando necesariamente el grado de disponibilidad para fines particulares es el mismo en ambos impuestos.
En relación con el IVA, si la cesión del vehículo, de la sociedad al trabajador, es de carácter onerosa, es decir, si el trabajador paga parte del uso del vehículo, la base imponible se determina según el Art. 79.Cinco, de la LIVA, es decir, tiene que coincidir con el valor de mercado. Si la cesión es gratuita, no existe operación sujeta al impuesto, por lo que, no existe deducción de la cuota soportada de IVA, salvo que se trate de un supuesto de autoconsumo de servicios del artículo 12 de la LIVA.
Por lo que se refiere al IRPF, la base del ingreso a cuenta en el supuesto de uso del vehículo será del 20% anual del coste de adquisición para el pagador. Si no es un vehículo de su propiedad, entonces, el porcentaje del 20% se aplica sobre el valor de mercado y no sobre el coste de adquisición, interpretando que el vehículo es nuevo. Por último, esta valoración en Renta se puede reducir hasta en un 30% cuando se trate de vehículo considerados eficientes energéticamente.
