Empresa Inactiva y cómo reactivarla

Desde el momento en el que se constituye una sociedad, y mientras no se disuelva y extinga, ésta mantiene su personalidad jurídica y, por lo tanto, es necesario cumplir con las obligaciones fiscales y mercantiles que tiene.

Si la sociedad quiere cesar en su actividad, tendrá que comunicarlo a la Agencia Tributaria mediante Declaración Censal, Modelo 036.

Una sociedad puede desempeñar diferentes actividades, siempre y cuando estén incluidas en su Objeto Social. Por ello, es posible que a lo largo de su vida inicie varias actividades al mismo tiempo, o en periodos diferentes. Puede iniciar y cesar en una actividad las veces que sea necesario, pero siempre deberá comunicarlo mediante Declaración censal.

Del mismo modo, en épocas difíciles en las que la sociedad no ejerza ninguna actividad, se puede dejar inactiva, comunicando el cese total de la actividad económica de la sociedad. Para ello, deberá marcar la casilla 140 del modelo que indica “Dejar de ejercer todas las actividades empresariales y/o profesionales (personas jurídicas y entidades, sin disolución. Entidades inactivas)”, y en la casilla 141, la fecha de finalización de la actividad. En este caso, la sociedad permanecerá inactiva por un periodo concreto, o de manera indefinida.

Pero en estos casos debe tener en cuenta que las obligaciones no terminan con la comunicación del cese. Al menos, todas las sociedades mercantiles, tengan o no actividad, están obligadas a presentar cada año su Declaración del Impuesto sobre Sociedades, y depositar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil.

Según se establece en el artículo 363.1 a) de la Ley de Sociedades de Capital, una sociedad puede permanecer inactiva por un periodo máximo de un año. Una vez transcurrido ese plazo, se produce causa de disolución y el administrador puede ser responsable de ese incumplimiento.

¿Qué ocurre si deja de presentar su declaración anual del Impuesto sobre Sociedades?

Para la Agencia Tributaria constará el impuesto como no presentado y, por lo tanto, le podrá reclamar su presentación y, muy probablemente le sancione por incumplimiento de su obligación.

Esta sanción no tiene por qué cancelarse al no atenderla, sino que se puede derivar la responsabilidad al Administrador de la sociedad.

Si la sociedad no presenta la declaración del Impuesto sobre Sociedades durante tres ejercicios, se produciría además la baja provisional en el Índice de Entidades de la Agencia Tributaria. Esta baja produciría al cierre de la hoja registral de la sociedad en el Registro Mercantil, y no permitiría inscribir ningún acto de la sociedad hasta que no se reactive.

Para poder reactivar la sociedad en el Índice de Entidades, será necesario presentar la declaración del Impuesto sobre Sociedades de los ejercicios no prescritos, que en líneas generales son los 4 últimos.

¿Qué ocurre si se deja sin depositar las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil?

Si la sociedad deja de depositar sus cuentas en el Registro Mercantil, se produciría igualmente el cierre de la hoja registral de la sociedad, no permitiendo inscribir ningún acto de la sociedad (artículo 282.1 del Texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital).

Además, este incumplimiento de la obligación de depósito puede conllevar una multa, que podría llegar a ser de hasta 60.000€.

Para poder abrir de nuevo la hoja registral de la sociedad, será necesario preparar y presentar las cuentas anuales para su depósito en el Registro Mercantil de los cuatro últimos ejercicios.

En la nueva ley de prevención y lucha contra el fraude fiscal de 9 de julio de 2021, se prohíbe la formalización de cualquier acto o documento de estas sociedades ante notarios y registradores, salvo los que sean necesarios para reactivar la sociedad y su actividad. Al tener el NIF revocado, no será posible inscribir ningún acto en registro público.

Como ya les informamos en un post anterior, el Reglamento de la Ley de Auditoría (RD 2/2021, de 12 de enero), establece el nuevo régimen sancionador para las sociedades que no cumplen con sus obligaciones. En estos casos, la sanción sería:

• del 0,5 por mil del importe total de las partidas en activo, y
• del 0,5 por mil de la cifra de ventas de la entidad incluida en la última declaración presentada ante la Administración Tributaria.

Si no se aporta declaración tributaria, la sanción sería del 2% del capital social que figura en la información del Registro Mercantil, y si se aporta declaración tributaria, pero el resultado de aplicar dichos porcentajes a la suma de las partidas del activo y ventas es superior al 2% del capital social, la sanción sería de este 2% del capital social, reducido en un 10%.

Por lo tanto, si el empresario decide dar de baja la actividad económica de la sociedad de manera temporal, con la idea de reactivar esa u otra actividad incluida en su objeto social en un futuro próximo, será necesario y recomendable que continúe atendiendo sus obligaciones, presentando cada año la declaración de su Impuesto sobre Sociedades y el depósito de sus Cuentas Anuales, para evitar multas, sanciones, o el riesgo de no poder inscribir posibles actos futuros.

Pero si el empresario finaliza la actividad, y en ese momento o en el futuro no tiene intención de reactivarla, será mejor que liquide y disuelva la sociedad, para terminar con las obligaciones de la misma.